Das Wichtigste in Kürze
- Bist du beruflich mehr als 8 Stunden am Stück von zu Hause und deiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt, kannst du eine Verpflegungspauschale ansetzen
- 2026 gilt: 14 Euro bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei einem vollen 24-Stunden-Tag
- Die Pauschale steht nicht nur Angestellten zu, auch Selbstständige und Freiberufler können sie bei Geschäftsreisen als Betriebsausgabe ansetzen
- Bei Auslandsreisen gelten andere, je nach Land und teils sogar Stadt unterschiedliche Sätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich für über 180 Länder veröffentlicht
- Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten oder erstattet er die Pauschale bereits steuerfrei, entfällt der zusätzliche Ansatz in der Steuererklärung
Wer beruflich unterwegs ist, hat automatisch höhere Ausgaben für Essen und Trinken, das erkennt auch das Finanzamt an. Die Verpflegungspauschale greift immer dann, wenn du mehr als 8 Stunden am Stück von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt bist, egal ob du angestellt oder selbstständig bist.
Hier siehst du, wie hoch die Pauschale 2026 ausfällt, wann sie gekürzt wird, wie es bei Auslandsreisen aussieht, und wie du sie in der Steuererklärung oder als Betriebsausgabe geltend machst.
Was bedeutet „mehr als 8 Stunden außer Haus“ steuerlich?
Maßgeblich ist die Abwesenheit von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte, nicht die reine Arbeitszeit. Die 8 Stunden müssen nicht an einem Kalendertag zusammenkommen, auch eine Abwesenheit, die sich über zwei Kalendertage verteilt, etwa bei einer Nachtschicht, zählt zusammen.
So hoch ist die Verpflegungspauschale 2026
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Mehr als 8 bis 24 Stunden | 14 € |
| Volle 24 Stunden (ganzer Kalendertag) | 28 € |
| An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise | 14 € (unabhängig von der Stundenzahl) |
Gilt das auch für Selbstständige und Freiberufler?
Ja. Die Verpflegungspauschale ist keine Erfindung des Arbeitsrechts, sondern gilt für jede beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, egal ob als Angestellter oder als Unternehmer. Als Selbstständiger setzt du sie einfach als Betriebsausgabe an und minderst damit deinen Gewinn, die Voraussetzungen und Beträge sind identisch mit denen für Arbeitnehmer.
Ein Unterschied lohnt sich trotzdem zu kennen: Weist eine Hotelrechnung das Frühstück separat aus, wird die Pauschale bei Selbstständigen nicht automatisch um die üblichen 20 Prozent gekürzt. Stattdessen darfst du die ausgewiesenen Frühstückskosten dann einfach nicht zusätzlich als eigene Betriebsausgabe absetzen, die Pauschale selbst bleibt in solchen Fällen ungekürzt.
Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt
Übernimmt dein Arbeitgeber während der Reise Frühstück, Mittag- oder Abendessen, wird deine Pauschale entsprechend gekürzt, damit du nicht doppelt profitierst. Ein gestelltes Frühstück senkt die Tagespauschale von 28 Euro um 20 Prozent, also 5,60 Euro, ein gestelltes Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 Prozent, also 11,20 Euro.
Und bei Dienstreisen ins Ausland?
Die 14- und 28-Euro-Sätze gelten nur für Reisen innerhalb Deutschlands. Für Auslandsreisen legt das Bundesfinanzministerium jährlich eigene Pauschalen für über 180 Länder fest, teilweise sogar unterschieden nach einzelnen Städten oder Regionen innerhalb eines Landes, weil die tatsächlichen Lebenshaltungskosten dort stark voneinander abweichen können. Planst du eine Geschäftsreise ins Ausland, lohnt sich deshalb ein Blick in die aktuelle BMF-Liste für das jeweilige Zielland, statt einfach die deutschen Sätze anzunehmen.
Wie trägst du das in der Steuererklärung ein?
Erstattet dir dein Arbeitgeber die Pauschale nicht oder nur teilweise steuerfrei, kannst du die Differenz als Werbungskosten in der Anlage N deiner Einkommensteuererklärung ansetzen. Wichtig: Du kannst die Pauschale entweder über den Arbeitgeber erstattet bekommen oder selbst in der Steuererklärung ansetzen, nicht beides für denselben Tag.
Die 3-Monats-Regel
Arbeitest du dauerhaft an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale in der Regel nach 3 Monaten durchgehender Tätigkeit dort. Eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen lässt die Frist neu beginnen.
Fazit
14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro für einen vollen Tag, das gilt für Angestellte genauso wie für Selbstständige. Achte darauf, ob dein Arbeitgeber schon Mahlzeiten oder die Pauschale übernimmt, informiere dich bei Auslandsreisen über die abweichenden Ländersätze, und behalte bei längerfristigen Einsätzen die 3-Monats-Regel im Blick.
Häufige Fragen zur Verpflegungspauschale
Ab wann gilt die 8-Stunden-Grenze?
Sobald du an einem Tag mehr als 8 Stunden von deiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich abwesend bist, egal ob am Stück oder über zwei Kalendertage verteilt.
Wie hoch ist die Pauschale bei einer Tagesreise?
Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt sie 14 Euro, bei einem vollen 24-Stunden-Tag 28 Euro.
Können auch Selbstständige die Pauschale nutzen?
Ja, sie gilt für jede beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit und wird bei Selbstständigen als Betriebsausgabe angesetzt.
Gelten im Ausland dieselben Sätze?
Nein, das Bundesfinanzministerium legt für über 180 Länder eigene, teils nach Stadt oder Region gestaffelte Pauschalen fest.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber schon Verpflegung stellt?
Die Pauschale wird gekürzt, um 20 Prozent für ein gestelltes Frühstück und um jeweils 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.
Kann ich die Pauschale zusätzlich zur Erstattung durch den Arbeitgeber ansetzen?
Nein, entweder erstattet der Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei oder du setzt sie selbst in der Steuererklärung an.